Di era digital seperti sekarang, penyimpanan dokumen memang sudah awam ditempatkan di cloud atau secara elektronik di internet. Hanya saja, ada beberapa industri bisnis yang tidak bisa sepenuhnya mengandalkan layanan cloud. Alih-alih, tetap membutuhkan jasa penyimpanan arsip offline. Jika bisnis Anda membutuhkan hal serupa, berikut adalah manfaat layanan penyimpanan berkas yang dapat perusahaan Anda peroleh:

• Temukan dokumen penting dengan mudah. Semua dokumen yang ditempatkan di site offline layanan penyimpanan berkas akan dilengkapi dengan label berupa barcode. Label ini kemudian akan dikategorikan (sesuai dengan kebutuhan perusahaan) dan ditandai berdasarkan lokasinya dengan akurat. Alhasil ketika Anda butuh mencari satu dokumen, Anda tinggal memasukkan barcode dokumen itu ke alat pencari dan bisa menemukannya dengan cepat.
• Kurangi sesak di ruang kantor. Dokumen-dokumen cetak, terutama berkas legal, umumya punya kuantitas yang banyak. Jika satu set dokumen saja sudah cukup ‘makan tempat’, tentu banyak set dokumen bisa mengambil lebih banyak space di ruang kantor Anda. Untuk itu, menempatkan dokumen-dokumen tersebut pada layanan penyimpanan berkas adalah opsi paling efisien dalam hal menambah space di ruang kantor.
• Perlindungan informasi yang terjamin. Selain ‘makan tempat’, menyimpan dokumen di kantor juga berpotensi hilang lantaran salah taruh atau malah bocor karena terbaca pihak yang tidak berkepentingan. Hal ini tidak akan menjadi masalah apabila Anda menempatkan dokumen-dokumen tersebut pada layanan penyimpanan berkas. Sebab, fasilitas ini dilengkapi dengan sistem keamanan dan pengawasan selama 24 jam yang akan memastikan dokumen-dokumen perusahaan Anda terjaga denga naman.
• Perlindungan tambahan dari bencana alam. Lokasi penyimpanan berkas yang terpisah dari bangunan perusahaan Anda juga memungkinkan perusahaan Anda mendapat perlindungan serta penghematan lebih tatkala bencana alam terjadi. Keuntungan pertama, dokumen-dokumen tersebut tidak ikut terbakar atau terendam bersama gedung kantor Anda. Keuntungan yang kedua, layanan seperti ini telah dilengkapi dengan fitur kontrol iklim dan ketahanan api. Sehingga, andaikan pun lokasi ini mengalami musibah yang sama, dokumen-dokumen perusahaan Anda tetap dapat terselamatkan.

Nah, itulah dia beberapa keuntungan yang dapat perusahaan Anda peroleh apabila memanfaatkan layanan penyimpanan berkas. Lantas, masih perlukah menggunakan pihak ketiga untuk menyimpan dokumen maupun berkas di perusahaan?