Arsip merupakan salah satu bukti penting dari transaksi yang dilakukan, entah itu pembayaran, pengambilan keputusan, hingga sekadar informasi. Meski keberadaannya cukup penting, tapi setelah 10 tahun disimpan, arsip tetap harus dimusnahkan menggunakan jasa pemusnahan dokumen CRM (Crown Records Management), yang dapat membantu memusnahkan arsip dengan tetap mematuhi perlindungan data dan lingkungan.
Melansir dari jdih.maritim.go.id, arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban keuangan, catatan keuangan, data pendukung administrasi keuangan, dan bukti pembukuan maka penyimpanannya bisa sampai 10 tahun, setelahnya bisa dimusnahkan atau dilakukan penyusutan.
Lantas, kenapa arsip perlu dimusnahkan?
Ada beberapa alasan yang menjelaskan mengapa arsip perlu untuk dimusnahkan, di antaranya:
- Menunjukkan konsistensi dan akuntabilitas perusahaan maupun organisasi karena melakukan pemusnahan arsip;
- Mencegah arsip jatuh ke pihak yang salah, yang mana ditakutkan nanti malah disalahgunakan untuk kepentingan pribadi;
- Menghindari masalah hukum yang mungkin saja disebabkan oleh arsip tersebut, misalnya tuntutan perdata, pidana, dan lain sebagainya;
- Tidak terjadi penumpukan arsip di ruang penyimpanan dan menghindari tercampurnya arsip lama dengan arsip yang baru;
- Memberi kemudahan ketika mencari arsip yang dibutuhkan, terlebih penataannya dilakukan dengan benar. Misalnya, sesuai abjad, huruf, dan lainnya.
- Arsip yang bernilai guna sekunder bisa diselamatkan sehingga ketika dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.
Lalu, bagaimanakah cara memusnahkan arsip?
Arsip bisa dimusnahkan dengan beberapa metode, misalnya:
- Pembuburan
Salah satu metode yang bisa dilakukan untuk memusnahkan arsip adalah pembuburan. Di mana, metode ini bisa dilakukan di pabrik kertas maupun tempat-tempat yang melakukan pembuburan kertas. Nantinya, hasil dari pembuburan di daur ulang kembali menjadi kertas maupun barang-barang daur ulang. Metode satu ini dianggap sangat ramah lingkungan.
- Pembakaran
Selain itu, bisa juga dengan cara membakarnya. Namun, pembakaran sebaiknya dilakukan menggunakan alat untuk kremasi jenazah. Alasannya karena lebih ramah lingkungan dibanding harus membakarnya langsung.
- Pemberian zat kimia
Arsip pun bisa dimusnahkan dengan memberi zat kimia tertentu, seperti magnesium karbonat. Caranya? Rendam arsip di dalam wadah yang aman, kemudian langsung tuangkan zat kimia tersebut. Namun, memang, cara ini sudah jarang diterapkan karena bisa membahayakan.
Gimana, apakah arsip di perusahaan Anda dimusnahkan atau disimpan saja di rak penyimpanan?
